Ventes & Achats

Le module Achats & Ventes couvre tout le cycle commercial de votre entreprise : devis, factures clients, achats fournisseurs, logistique chantier, marges, retards de paiement et TVA. Ce chapitre décrit chaque écran et les gestes essentiels.

Le Dashboard

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La page d'accueil du module réunit sur un seul écran l'argent facturé, encaissé, restant à encaisser, les achats engagés et les retards de paiement — et vous signale ce qui demande une action immédiate : situations validées à facturer, besoins chantier, offres fournisseurs en attente.

Menu latéral

Groupes Aperçu, Ventes, Achats, Analyse et l'entrée Paramètres.

5 indicateurs

Facturé YTD, Encaissé, À encaisser, Achats engagés, Retards paiement.

À facturer maintenant

Situations validées, pas encore facturées — la facture se génère en deux clics (ancre #afacturer du menu principal).

Demandes chantier / de devis

Encadrés avec lien Voir tout vers les listes complètes.

Colonne droite

Santé financière (DSO moyen, retard total, factures en attente, fournisseurs à payer), Alertes, Top fournisseurs YTD, Conseil O'Gérant, Tableau de bord par marché.

Tableau unifié

7 onglets en bas de page : factures clients, devis, commandes clients, bons de livraison, avoirs, factures fournisseurs, bons de commande fournisseurs.

Comment facturer une situation validée en deux clics

1. Ouvrez le Dashboard du menu Achats & Ventes.
2. Repérez l'encadré À facturer maintenant — il n'apparaît que s'il existe des situations validées non facturées.
3. Vérifiez le maître d'ouvrage, le numéro de décompte, la référence du marché et le montant HT.
4. Cliquez sur Générer la facture : la facture apparaît aussitôt dans Factures clients.

Comment interroger l'assistant financier

1. Cliquez sur Assistant IA en haut à droite du Dashboard.
2. Choisissez une question proposée (« Quels clients ont des impayés ? », « Quels clients sont sans ICE ? »…) ou tapez la vôtre — en français, arabe, darija ou anglais.
3. Enchaînez les questions, puis fermez la fenêtre. L'assistant répond, il n'exécute pas d'actions à votre place.

Factures clients

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Le registre de toutes les factures émises à vos clients, publics comme privés : création, envoi, suivi jusqu'au paiement, repérage des retards et export comptable.

Filtres rapides

Toutes, Brouillons, Envoyées, En retard, Payées + recherche « N°, client… ».

Tableau

N°, client, échéance (mention en retard si dépassée), HT, TTC, statut, actions.

Statuts

Brouillon, Envoyée, Vue, Partiellement payée, Payée, En retard, Annulée, Contestée.

Actions : Nouvelle facture (créée en brouillon), Dicter une vente (audio FR/AR/darija transcrit par IA), menu Actions par ligne (Envoyer sur un brouillon, Télécharger le PDF), Exporter tout (CSV).

Comment créer et envoyer une facture client

1. Cliquez sur Nouvelle facture.
2. Choisissez le Type de client : Acheteur public (marché) applique une échéance à 60 jours (décret 2-22-431), Entreprise privée une échéance à 30 jours.
3. Sélectionnez le client et la date de facture.
4. Renseignez les lignes (description, quantité, PU HT, TVA %) — Ajouter une ligne pour les suivantes.
5. Cliquez sur Créer : la facture est enregistrée en Brouillon.
6. Dans le tableau, menu Actions → Envoyer : le statut passe à Envoyée.

Comment créer une facture en la dictant

1. Cliquez sur Dicter une vente.
2. Déposez un fichier audio (mp3, m4a, wav, webm, ogg — 20 Mo max) en français, arabe ou darija.
3. Relisez la transcription et répondez aux éventuelles Précisions nécessaires.
4. Sélectionnez le vrai client dans la liste et vérifiez les Lignes détectées — une ligne « prix manquant » bloque la création.
5. Cliquez sur Créer la facture.

Devis

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Préparez et suivez vos devis clients de la rédaction à l'acceptation. Quand le client dit oui, le devis se transforme en commande client en un clic, sans ressaisie. Statuts : Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré, Converti en commande.

Actions : Nouveau devis (client, lignes, validité — proposée à 30 jours), puis selon le statut : Envoyer, Marquer accepté / Marquer refusé, Convertir en commande, Télécharger le PDF (toujours disponible).

Comment transformer un devis accepté en commande client

1. Sur un devis Envoyé, menu Actions → Marquer accepté.
2. Cliquez ensuite sur Convertir en commande.
3. Le message « Commande créée à partir du devis. » confirme ; le devis passe à Converti en commande.
4. Retrouvez la commande dans Commandes clients.

Commandes clients

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Les commandes fermes issues des devis acceptés — on ne les crée jamais directement ici. C'est de là que vous déclenchez l'expédition puis la facturation. Statuts : Confirmée, En cours, Livrée, Facturée, Annulée.

Comment expédier puis facturer une commande client

1. Sur une commande Confirmée ou En cours, menu Actions → Expédier : un bon de livraison est créé.
2. Dans Bons de livraison, marquez la livraison Expédiée puis Livrée.
3. De retour ici, la commande est Livrée : menu Actions → Facturer.
4. La facture apparaît dans Factures clients.

Bons de livraison

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Le suivi des marchandises parties chez vos clients. Les bons sont créés par l'action Expédier d'une commande, jamais directement. Les étapes s'enchaînent dans l'ordre : Brouillon → Marquer expédiée → Marquer livrée. Marquer « livrée » est l'étape qui débloque la facturation de la commande correspondante.

Avoirs

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Un avoir corrige une facture déjà envoyée : retour de marchandise, erreur de facturation, geste commercial ou annulation.

Comment émettre un avoir

1. Cliquez sur Nouvel avoir.
2. Sélectionnez le client, la date et le Motif (retour marchandise, erreur de facturation, geste commercial, annulation).
3. Saisissez les lignes à créditer, puis Créer : l'avoir est En attente.
4. Une fois réellement pris en compte, menu Actions → Marquer appliqué — la date d'application remplace le statut.

Demandes chantier

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Les besoins en matériaux remontés par vos chantiers (saisis depuis Marchés → Sites chantier). Vous cochez plusieurs demandes En attente et les regroupez en une seule commande fournisseur, quantités automatiquement fusionnées. Les demandes Urgent sont signalées en rouge.

Comment regrouper des demandes chantier en une commande fournisseur

1. Cochez les demandes En attente à couvrir — le bouton affiche en direct le nombre de demandes et d'articles.
2. Cliquez sur Créer la commande (…).
3. Choisissez le fournisseur et la date de livraison prévue.
4. Saisissez le Montant HT négocié et vérifiez les Articles consolidés (quantités fusionnées).
5. Cliquez sur Passer la commande : le bon de commande apparaît dans Bons de commande. Une même commande peut couvrir plusieurs chantiers — la livraison sera éclatée site par site.

Demandes de devis

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Mettez vos fournisseurs en concurrence avant d'acheter : les offres s'affichent côte à côte avec prix, écart +X% vs la meilleure offre, délai et note du fournisseur. Accepter une offre émet automatiquement le bon de commande fournisseur.

Comment lancer une demande de devis et choisir la meilleure offre

1. Cliquez sur Demande de devis.
2. Saisissez un libellé clair (« Ciment et granulats ») et rattachez un Marché (optionnel) si l'achat concerne un chantier précis.
3. Cliquez sur Créer ; les fournisseurs déposent ensuite leurs offres.
4. Comparez montant, écart, délai et note — la mieux-disante est mise en évidence, mais un écart de quelques pourcents peut valoir une semaine gagnée.
5. Cliquez sur Accepter : le BC fournisseur est émis et la demande passe en Devis accepté.

Bons de commande

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Toutes vos commandes fournisseurs, suivant le circuit fournisseur → entrepôt central → chantiers. Le bandeau « Entrepôt central : N commande(s) à expédier » est votre file d'attente logistique du jour. Statuts : Commandée, Partielle, À l'entrepôt central, Livrée au chantier, En retard, Annulée. Export CSV disponible.

Comment réceptionner puis expédier vers les chantiers

1. Sur une commande Commandée ou Partielle, cliquez sur Réceptionner — elle passe « À l'entrepôt central ».
2. Cliquez sur Expédier.
3. Cochez les Chantiers de destination (au moins un).
4. Choisissez le Transport : camion interne, transporteur ou enlèvement par le chantier.
5. Cliquez sur Lancer l'expédition — le bon de sortie entrepôt est généré automatiquement et les demandeurs sont notifiés.

Comment relancer un fournisseur en retard

1. Repérez les lignes au statut En retard (pastille rouge).
2. Vérifiez la date de livraison annoncée et le chantier concerné.
3. Cliquez sur Relancer : « Relance fournisseur envoyée. »

Réceptions & livraisons

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La vue « en cours » de vos achats : uniquement les commandes pas encore livrées au chantier, avec les mêmes actions que Bons de commande. Traitez d'abord les En retard (relance), puis réceptionnez les arrivées, puis expédiez ce qui attend à l'entrepôt. Une commande livrée disparaît de cette liste — c'est normal.

Factures fournisseurs

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Les factures reçues de vos fournisseurs, saisies à la main ou scannées depuis une photo, avec un circuit de validation interne niveau par niveau avant paiement. Statuts : Reçue, À approuver, Approuvée, Rejetée, Partiellement payée, Payée, En retard, Archivée.

Comment saisir une facture fournisseur par scan (OCR)

1. Cliquez sur Scanner une facture.
2. Déposez la photo ou le scan (JPG/PNG, 8 Mo max) — un PDF doit être converti au préalable.
3. L'IA pré-remplit les champs ; lisez l'encadré À vérifier avant de confirmer s'il apparaît (« HT + TVA ne correspond pas au TTC détecté », « ICE fournisseur non détecté »…).
4. Contrôlez fournisseur, date, référence et chaque ligne.
5. Cliquez sur Créer la facture — rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé.

Comment faire valider une facture fournisseur

1. Dans Circuit d'approbation, repérez la facture Reçue et cliquez sur Soumettre.
2. La pastille Niveau X/Y indique l'avancement de la validation.
3. Cliquez sur Approuver pour valider votre niveau, ou Rejeter pour refuser.
4. Au dernier niveau, la facture passe au statut Approuvée.

Marges & budgets

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La consommation budgétaire par marché — achats seuls, hors main-d'œuvre et sous-traitance. Quatre indicateurs (budget total, dépensé, consommation globale, marchés à risque ≥ 70 %), la tendance des achats sur 6 mois et le détail Achats vs budget par marché avec une barre de progression par marché.

Retards paiement

/achats-ventes/retards-paiement

Toutes vos factures clients à échéance dépassée : total dû, retard moyen, ancienneté des créances par tranches (0-30j à 90j+) et top 8 clients par solde dû. Les intérêts moratoires (loi 69-21) sont une information de cadrage — l'écran ne les calcule pas facture par facture.

Comment relancer tous les clients en retard

1. Lisez la tuile Total dû puis le graphique Ancienneté des créances — les tranches 61-90j et 90j+ sont les plus critiques.
2. Cliquez sur Envoyer les relances.
3. Un message confirme le nombre de relances générées. Seules les relances dues partent : cliquer plusieurs fois ne spamme pas vos clients.

Classement fournisseurs

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Qui pèse le plus dans vos achats et qui tient ses délais : montant HT, nombre de commandes, taux de livraison dans les temps (vert ≥ 90 %, orange 70-90 %, rouge en dessous) et note sur 5. Seules les commandes effectivement livrées comptent — un fournisseur récent peut être absent. Idéal pour préparer une négociation, croisé avec la fiche du fournisseur.

Déclaration TVA

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Pour le mois en cours : TVA collectée sur les ventes, TVA récupérable sur les achats et le solde — TVA due ou Crédit de TVA. Les calculs sont indicatifs et doivent être validés par votre comptable ; ce n'est pas une déclaration officielle.

Comment préparer sa déclaration mensuelle

1. Vérifiez TVA collectée et TVA récupérable avec le nombre de factures prises en compte.
2. Cliquez sur Déclaration (PDF) pour le récapitulatif.
3. Exportez Journal ventes, Journal achats et Journal paiements (CSV) pour votre comptable.
4. Chiffres validés ? Cliquez sur Verrouiller la période — action réservée au gérant ; la pastille Verrouillée apparaît.

Clients & fournisseurs (carnet partenaires)

/partners/clients /partners/fournisseurs

Le carnet de vos partenaires : identité, coordonnées, informations fiscales (ICE, IF, patente), conditions de paiement, encours autorisé et risque côté clients ; catégorie métier, délai de paiement et note de fiabilité côté fournisseurs. Ces fiches alimentent factures, devis, commandes groupées et scan OCR — mieux elles sont remplies, moins vous ressaisissez.

Comment créer une fiche client complète

1. Cliquez sur Ajouter un client.
2. Renseignez la raison sociale et le Type de client (choisissez Administration pour un acheteur public).
3. Complétez ICE, Identifiant fiscal (IF), Patente, adresse et ville — un client sans ICE ressort dans les alertes de l'assistant financier.
4. Renseignez le contact et surtout l'E-mail du contact (facturation).
5. Fixez le Délai de paiement (jours) et l'Encours autorisé (MAD), puis Ajouter.

Comment consulter l'historique d'un partenaire

1. Cliquez sur la Raison sociale dans le tableau : la fiche détaillée s'ouvre.
2. Parcourez les cartes Identité, Contact, puis Facturation (client) ou Conditions commerciales (fournisseur).
3. Dans Historique, filtrez les factures par statut ou triez par montant ; Voir la pièce justificative ouvre le document joint.
4. La fiche est en lecture seule — pour corriger, revenez à la liste et utilisez Modifier.

Paramètres de facturation

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Les règles par défaut de toute votre facturation : devise, taux de TVA, régime fiscal, stratégie de numérotation (annuelle, mensuelle ou continue), préfixes des documents, délai de paiement standard, politique de retard et cachet apposé sur les PDF. Seul le gérant peut modifier ces paramètres.